Tất tần tật quy trình quản lý kho để hạn chế sai sót, thất thoát

Đôi với những doanh nghiệp cần lưu trữ hàng hóa thì lập ra quy trình quản lý kho là điều cần thiết. Kho được vận hành theo quy trình này chắc chắn sẽ không cần lo lắng về những vấn đề như chạm hàng, thất thoát. Cùng tìm hiểu chi tiết hơn về quy trình quản lý này để áp dụng ngay cho đơn vị kinh doanh của bạn.

Quy trình quản lý kho là gì?

Quy trình quản lý kho là bao gồm trình tự của việc quản lý toàn bộ hoạt động hàng ngày của kho hàng theo một quy chuẩn. Tùy thuộc vào mô hình kinh doanh của mình mà mỗi doanh nghiệp sẽ chọn cho mình một quy trình riêng. Quy trình này sẽ được áp dụng và đảm bảo toàn doanh nghiệp phải tuân theo.

Thực hiện, theo dõi, giám sát theo những bước trong quy trình trên sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tối đa hóa lợi nhuận và duy trì hoạt động lâu dài.

Tìm việc làm Thủ kho

Quy trình quản lý kho cơ bản  

Như đã nói ở trên quy trình quản lý kho chính là toàn bộ quá trình quản lý hoạt động của  hàng ngày. Và để quản lý từng công việc người ta đặt ra một ra những trình tự quản lys nhất định. Quy trình quản lý kho gồm 7 bước như sau:

• Bước 1: Nhập kho
• Bước 2: Lưu kho
• Bước 3: Nhận hàng để thực hiện đơn hàng
• Bước 4: Đóng gói và xuất kho
• Bước 5: Hoàn hàng
• Bước 6: Kiểm hàng
• Bước 7: Thống kê, báo cáo

Cụ thể:

Bước 1: Nhập kho

Bước đầu tiên trong quy trình quản lý kho là nhập hàng hóa, thành phẩm, Người quản lý cần kiểm tra và nhận đúng sản phẩm, số lượng, thời gian. Đây là một bước yêu cầu phải thực hiện một cách nghiêm túc để không bị nhập kho sai và ảnh hưởng đến những bước sau:

• Dán nhãn và các thông tin ở vị trí tiện theo dõi nhất
• Số lượng sản phẩm trong 1 thùng
• Kích thước, khối lượng tối đa đóng trong 1 thùng…
• Thông thường những thông tin này được thể hiện ở văn bản do bên nhà cung cấp đưa ra. Những thông tin trên và thời gian giao hàng sẽ được gửi cho doanh nghiệp nhận hàng. Vì thế việc sắp xếp thời gian cũng như nhân lực để nhận hàng sẽ chủ động hơn.
• Khi nhận hàng, người bàn giao cần phải cung cấp  phiếu xuất hàng. Trong phiếu này sẽ thể hiện những thông tin như các loại sản phẩm và số lượng từng lại, thời gian xuất hàng. Phiếu này sẽ có giá trị nếu có xác nhận của thủ kho bên nhà cung cấp.
• Người nhận hàng sẽ kiểm tra dấu niêm phong thùng hàng, kiểm tra số lượng và tiến hành xếp dỡ hàng xuống.

Bước 2: Lưu kho

Bước tiếp theo trong quy trình quản lý kh là lưu kho. Để việc xuất nhập hàng hóa trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp được thuận lợi thì nhân viên khi cần sắp xếp hàng hóa sau cho hợp lý và khoa học nhất.

Để làm được điều này, khi xếp dỡ hàng hóa vào các kệ trong kho thì hãy phân loại theo sản phẩm. Bạn có thể sắp xếp mỗi sản phẩm lên một ngăn kệ hoặc một kệ riêng biệt để việc tìm kiểm trơn dễ hơn.

Bước 3: Nhận hàng để thực hiện đơn hàng

Đây là bước thu thập đủ sản phẩm hàng hóa để thực hiện các đơn hàng cho doanh nghiệp. Tối ưu được bước này bạn sẽ giảm được nhiều chi phí và tăng hiệu quả quản lý kho.

Nếu bạn thực hiện việc lưu kho như đã nói ở trên thì việc tìm kiếm, nhặt hàng trở nên dễ dàng hơn. Theo những người có kinh nghiệm thì bạn có thể nhặt hàng theo 2 cách:

 Thu thập theo đơn hàng:  Đây là cách nhặt hàng phù hợp với những đơn vị kinh doanh nhỏ, ít đơn. Theo đó người quản lý kho sẽ in đơn hàng ra và đưa cho nhân viên tìm đúng chất lượng và đủ số lượng như quy định.

Nhặt hàng theo cụm: Nhân viên quản lý kho sẽ nhóm nhiều đơn hàng lại. Sau đó sẽ phân loại từng mặt hàng và số lượng cụ thể để nhân viên kho nhặt theo. Sau khi nhặt hàng đầy đủ thì mới chia đơn. Đây là giải pháp phù hợp với những đơn vị kinh doanh có nhiều đơn hàng cùng lúc.

Bước 4: Đóng gói và xuất kho

Sau khi nhặt hàng đầy đủ bạn cần phải đóng gói để tiện vận chuyển. Bước này rất quan trọng vì thế phải thực hiện cẩn thận, chính xác để không bị hoàn hảo. Hãy ghi nhớ việc đóng gói nhằm hướng đến 2 mục đích là:

• Hàng hóa được an toàn, hạn chế tối đa sự hư hại trong quá trình vận chuyển.
• Tối ưu khối lượng để giảm thiểu chi phí giao hàng.

Khi hoàn thành việc đóng gói thì khi tiến hành bàn giao cho đơn vị vận chuyển. Đây là thời điểm hàng ghi nhận là xuất kho và nhân viên tiến hành trừ tồn.

>> Xem thêm: Bộ câu hỏi phỏng vấn quản lý kho kèm gợi ý trả lời chi tiết

Bước 5: Hoàn hàng

Đây là bước không doanh nghiệp nào mong muốn nhưng vẫn phải có trong quy trình quản lý kho. Khi thực hiện việc hoàn hàng nhân viên kho cần chú ý một số điều như:

• Hàng trả phải thực hiện đúng chính sách trả hàng và nêu rõ nguyên nhân hàng bị hoàn lại.
• Hàng hóa bị trả lại nhập vào kho cần phân loại theo mục đích sử dụng sau đó như: sửa chữa, tái chế, tiêu hủy, trả lại cho nơi sản xuất…

Bước 6: Kiểm hàng

Đây là công việc mà nhân viên kho cần thực hiện một cách thường xuyên để tránh sai sót, thiếu hụt hàng hóa do những sai lầm của các bước trên. Nếu kho luôn sắp xếp gọn gàng và có một quy trình kiểm kê khoa học thì việc kiểm đếm hàng hóa trở nên đơn giản hơn.

Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý kho hàng hóa giúp đỡ cho công việc này. Với công nghệ hiện đại bạn chỉ cần một chiếc máy quét mã vạch và kiểm đếm số lượng.

Bước 7: Thống kê, báo cáo

Những thống kê, báo cáo cũng rất cần thiết để quản lý cấp cao có cái nhìn tổng quan về quy trình quản lý kho. Một số báo cáo kho phổ biến nhất là: sổ kho, báo cáo ko, báo cáo vượt/dưới định mức.

Tìm việc quản lý kho ở đâu?

Công việc quản lý kho hàng yêu cầu bạn phải là một người nhanh nhẹn, cẩn thận. Tuy nhiên, hiện nay công việc này cũng không quá phức tạp nhờ sự giúp đỡ của công nghệ hiện đại. Vì thế, đây cũng là một nghề hấp dẫn với mức thu nhập khá.

Nếu cảm thấy mình có thể đáp ứng được yêu cầu công việc này hãy tìm kiếm công việc trên các trang mạng xã hội hoặc những trang việc là uy tín như TopCV để có được những gợi ý phù hợp nhất.

>> Để tiếp cận với hàng nghìn thông tin tuyển dụng uy tín, hãy nhanh tay truy cập TopCV. Tại đây bạn sẽ tìm thấy những cơ hội việc làm mới từ các công ty uy tín với mức lương tốt nhất:

Tìm việc ngay

Tối ưu hóa những bước trong quy trình quản lý kho hàng sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Chính vì thế nếu bạn là một nhân viên kho hãy thực hiện quy trình này tốt nhất để doanh nghiệp phát triển tốt hơn.